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Was gehört zu einem Sachbearbeiter-orientierten Business-Prozess Management-System?
Elektronische Akte
- enthält alle Eingangs-/Ausgangsdokumente mit Indexdaten (z.B. Kunden, Geschäftspartner, etc.)
- Notizen, Anmerkungen, Stempel
- zentral überall verfügbar
- komfortable Recherche, auch Volltext
- Sprung direkt in Fachsystem und umgekehrt
- Mail-/Faxversand per Mausklick
- Paralleler Akten-Zugriff, keine Wartezeiten
- Wiedervorlage, Abonnement
- Nutzer-individuelle Dokument-Bündelung
- Differenzierte Zugriffsberechtigungen
Archiv
- Langfristige, sichere, authentische und unverfälschbare Speicherung
- Revisionssicher
- z.B. durch SnapLock (NetApp)
- große Dokument-/Datenmengen
Sachbearbeiter-Postkorb
- Postkorb = Liste aller aktuellen Gevos/Aufgaben, die einem Nutzer zugeordnet sind
- Öffnen = Personalisieren von Aufgaben
- Sprung direkt in Fachsystem oder Akte
- Stellvertreter-Regelungen
- Dokumentation aller Bearbeitungsschritte
Workflow
- Geschäftsprozesse modellieren + steuern
- gewährleistet regelkonforme Durchführung (4Augen-Prinzip, Genehmigung, etc.)
- Terminüberwachung, Eskalation
- standardisierte oder Ad-hoc-Workflows
- BAM = Business Activity Monitoring, Reports, Statistiken
- Transparenz über Arbeitsvorrat, Engpässe, Überkapazitäten
Fachsystem(e), Fachservices
- Idealerweise eine gemeinsame GUI für Postkorb/Akte/Fachsystem
- Schnittstellen
- aus Postkorb an Fachservice:
Start GeVo
- aus Fachservice an Postkorb:
GeVo-Rückmeldung
- Einsprung Fachservice in Akte
- Dafür ist SOA gut!
- Auch unabhängige GUIs sind problemlos nutzbar,
d.h. hoher technischer Integrationsgrad ist nicht zwingend erforderlich:
- Mehr Automatisierung und Integration
- kostet in der Entwicklung
- spart in der Sachbearbeitung
Output-Management (Briefschreibung, Text/Druck )
- Standardbriefe automatisch in Akte ablegen
- Auch alle individuellen Briefe in Akte ablegen
- über Standard-Text/Druck-System
- Drag&Drop aus Office-Anwendung
- mit Unterschrift:
Scan, Index-Deckblatt
- Alle Kommunikationskanäle:
Post, Telefon, eMail, Fax, Web
- Aspekte:
- Dokument-Formate
- PDF-Konvertierung
- Office-Integration
- Brief-Templates
- Volltextindizierung
- etc.
Web/Portal
- Extranet/WebGUI für Kunden/Geschäftspartner
- integriert mit Fachservices/Akte/Workflow/Briefschreibung
- Erfassungsaufwände und Nachfragen entfallen
- Teilprozesse zum Kunden/Partner verlagert
- keine OCR, keine Datenerfassung nötig
Interaktive PDF-Formulare
- Adobe Reader
- ist praktisch überall verfügbar
- bietet Funktionen zum Formular-Ausfüllen (online/offline),
Speichern, Weiterleiten, Signieren, Kommentieren, etc.,
- diese sind über die sog. Reader Extensions freischaltbar
- Schnell, komfortabel und sicher
- Komfortables Ausfüllen für Kunden und Partner im Adobe Reader
- Online-Formular entspricht 1:1 dem Papierformular
- Ausfüllen durch Servicefunktionen unterstützt
Felder vorausgefüllt, Formatprüfungen, Datenabgleiche,
Plausi-Prüfungen, Ausblenden nicht benötigter Abschnitte, etc.
- 2D-Barcode kann alle eingegebenen Informationen aufnehmen
- Alle Daten 100% korrekt aus dem Barcode lesbar
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