Was gehört zu einem  Optimierten Posteingangsprozess?

Scannen (Scansachbearbeiter)

• Eingangspost öffnen, entklammern
  Stapel bilden/verwalten
• weitgehend unsortiert scannen
• Scanprofile
• Papierformate, Bildformate
• simplex/duplex
• Flachbett
• Mengen
• Barcode
• etc.
• Rescan bei Bedarf
• Vernichten der Originale nach Frist
• Original-Urkunden ins Papier-Archiv

Signieren (Scansachbearbeiter)

• Sichten und Stichprobenprüfungen, um Scanqualität sicherzustellen
• Qualifizierte elektronische Signatur gemäß SigG und SigV ist Voraussetzung für Vernichtung der Papier-Originale
• Signaturkarte und Kartenleser (Sichere Signaturerstellungseinheit)
• Trust-Center (Zertifizierungsdiensteanbieter), Signatur-Services
• Signieren (Dokument, Stapel)
• Verifizieren der Signatur
  Periodisch Signatur überprüfen/erneuern

Erkennen (Nachbearbeiter,Verifizierer)

• Klassifizieren: Dokumentart erkennen
• Methoden abhängig vom Beleggut
• Layout (Formulare)
• Statistisch (unstrukturierte Belege)
• gemischt (halbstrukt. Belege)
• Data Capture
• OCR / ICR / OMR
• Plausibilitätsprüfungen, Datenabgleiche
• Zweifelsfälle manuell nachbearbeiten
• Mails/Faxe analog einsteuern
• Erkennungsraten abh. vom Beleggut, bei Maschinenschrift > 80%

Zustellen

• Geschäftsvorfälle (Gevo) bilden
• Anhänge konfigurierbar zuordnen
• Verarbeitungsinformationen ergänzen
• automatisch an zuständige Sachbearbeiter/Gruppen verteilen
• Konfigurierbare Zustell-Regeln, z.B. Vertragsbetreuung Anfangsbuchstaben A-H
• Gevos+Dokumente exportieren an
• Aktenführung
• Postkorb//Workflow
• Fachsysteme/-services
• Standard-GeVos dunkel verarbeiten, d.h. ohne Sachbearbeiter-Aktion